مدیریت موجودی Just In Time به شرکت ها کمک می کند تا با حفظ حداقل موجودی مورد نیاز در زمان مناسب، ضایعات را کاهش دهند. تولید کننده خودرو تویوتا این سیستم را در دهه 1970 توسعه داد و از آن زمان در بسیاری از تولیدکنندگان و خرده فروشان به یک روش معمول تبدیل شده است.
هر شرکتی می تواند از Just In Time (JIT) برای به دست آوردن مزایای متعدد، از جمله تولید انعطاف پذیر برای پاسخگویی به تقاضا، کاهش نیاز به سرمایه در گردش و بهبود جریان نقدی استفاده کند.
با این حال، مدیریت موجودی به موقع خطراتی را به همراه دارد و باید با دقت اعمال شود.
مدیریت موجودی فقط در زمان چیست؟
در مقطعی از زندگی، شما چیزی را به صورت عمده خریداری کرده اید، زیرا هر واحد آن ارزان تر است. شما کمی استفاده می کنید و بقیه را در کمد می گذارید اما ماه ها بعد از بین رفته و قابل استفاده نیست. شرکت‌ها وقتی سهام زیادی می‌خرند یا آنها را برای مدت طولانی نگه می‌دارند، اشتباه مشابهی را مرتکب می‌شوند.
JIT با “تولید محصولات مناسب، در مقادیر بهینه، در زمان مناسب” سیستم کارآمدتری را در اختیار شما قرار می دهد.
حفظ موجودی مناسب از موارد زیر جلوگیری می کند:
- ذخیره سازی قطعات نادرست یا نامرغوب
- موجودی فروخته نشده که باید تخفیف دهید
- سهامی که می میرند یا از مد می افتند.
چه کسی از Just In Time استفاده می کند؟
JIT هنوز یک تکنیک محبوب در میان تولید کنندگان مبتنی بر مونتاژ مانند خودروسازان و سازندگان تجهیزات الکتریکی است. اما رستوران‌های زنجیره‌ای مانند مک‌دونالدز، سوپرمارکت تسکو و خرده‌فروشی لباس زارا نیز به روش‌های مختلف از آن استفاده می‌کنند.
مارک گرین‌هاوس، مشاور و مربی در زمینه تولید ناب، می‌گوید که می‌تواند به هر نوع شرکتی کمک کند، از انتقال وکلا که به دنبال کاهش زمان تکمیل فروش ملک هستند تا مدیران سرمایه‌گذاری که زمان ورود مشتریان جدید را کاهش می‌دهند.
چه نوع شرکت هایی از JIT استفاده می کنند؟
شرکت های کوچکتر تمایل دارند کنترل بیشتری بر منابع خود داشته باشند، بنابراین نیاز کمتری به JIT دارند. با رشد آنها، به دلیل داشتن منابع زیاد در مکان یا زمان نامناسب، احتمال ناکارآمدی آنها بیشتر است. همچنین احتمال بیشتری دارد که فرآیندهایی داشته باشند که طی سال‌ها تغییر نکرده باشند. این شرکت ها اغلب بیشترین سود را از JIT می برند.
مارک می گوید که JIT معمولاً توسط مشاغل نیز پذیرفته می شود:
- با تقاضای نسبتاً پایدار، مانند سوپرمارکت ها
- که می تواند تقاضا را کنترل کند – به عنوان مثال، یک سازنده خودرو که می تواند زمان در دسترس بودن سفارش شما را دیکته کند
- با محصولاتی با ماندگاری کوتاه مانند فست فود یا مد.
چگونه فقط در زمان موجودی کار می کند
یک اصل اساسی JIT این است که فقط به اندازه کافی قطعات سفارش دهید و فقط به اندازه کافی محصول تولید کنید که دقیقاً تقاضا را برآورده کند.
فرض کنید شما یک تولید کننده هستید و فکر می کنید ماهانه 500 محصول مونتاژ شده را می فروشید. شما ممکن است در نظر داشته باشید که قطعات را برای همه 500 در یک سفارش خریداری کنید یا حتی 1500 را هر 3 ماه یکبار برای تخفیف عمده سفارش دهید.
اگر قطعات وارد شده کیفیت پایینی داشته باشند، ممکن است در نهایت با صدها اقلام هدر رفته در انبار مواجه شوید. یا، اگر تقاضا کاهش یابد، ممکن است سهام بمیرد یا از مد بیفتد. تطبیق موجودی با تقاضای دقیق‌تر با خرید فقط قطعات برای انجام سفارش‌های فوری به شما کمک می‌کند از چنین ضایعاتی جلوگیری کنید.
اما جنبه‌های بسیار دیگری برای اجرای موفقیت‌آمیز JIT وجود دارد، از یافتن تامین‌کنندگان محلی بیشتر گرفته تا بهبود فرآیندهای گردش کار، ارتباطات در شرکت و پیوندهای حمل‌ونقل – این موارد در بخش‌های زیر پوشش داده می‌شوند.
پس از ایجاد، می توانید JIT را بیشتر اصلاح کنید. دکتر Omera Khan، بنیانگذار و مدیر OQK Associates، می‌گوید که یک مثال خوب برای این امر زارا است که فرآیندهای طراحی را در رویکرد JIT خود برای برآورده کردن سریعتر خواسته‌های مشتری نسبت به رقبا وارد می‌کند.
او می‌گوید استفاده از تامین‌کنندگان و طراحان محلی به زارا اجازه می‌دهد تا ظرف چند روز طرح‌های جدیدی در فروشگاه‌ها داشته باشد و به آن اجازه می‌دهد محصولات بیشتری را معرفی کند و به سرعت به روندها پاسخ دهد. اما این امر مستلزم همکاری نزدیک و اجرای JIT در سراسر زنجیره تولید است.
مزایای Just In Time
از دیگر مزایای JIT می توان به تمرکز منابع تنها بر روی اقلامی که به سرعت در حال حرکت هستند و به سرعت پول نقد تولید می کنند، اشاره کرد. موجودی ورودی کمتر به این معنی است که پول کمتری را از قبل خرج می کنید و سریعتر دریافت می کنید.
کار کمتر در حال انجام (WIP) به این معنی است که گردش کار واضح تر است، مشکلات راحت تر شناسایی می شوند و فرآیندها آسان تر کنترل می شوند. اگر در حین تولید مشکلی ایجاد شود، حجم کمتری تحت تأثیر قرار می گیرد.
JIT همچنین می تواند به شما امکان دهد تولید را سریعتر مقیاس کنید، سرعت توزیع را افزایش دهید و خدمات مشتری را بهبود بخشید. اما می تواند تاثیر بیشتری بر فرآیندهای تولید شما داشته باشد.
به عنوان مثال، شما اغلب نیاز دارید که نحوه کاهش اندازه‌های دسته‌ای را بیابید، که به کار اجازه می‌دهد سریعتر از یک مرحله تولید به مرحله دیگر حرکت کند و زمان توقف را کاهش دهد.
مارک می گوید: «همه مراحل تولید که به طور همزمان اجرا می شوند می توانند به شما این امکان را بدهند که چندین دسته جداگانه را در نیمی از زمان یک دسته بزرگتر کامل کنید. همچنین می‌تواند کسب‌وکارها را مجبور کند که به جنبه‌های دیگر سازمان خود نگاه کنند و ناکارآمدی یا کمبود مهارت‌ها را برجسته کنند.»
معایب JIT
در خلال اختلالات زنجیره تامین، مانند مواردی که در جنگ اوکراین و روسیه ایجاد شد، ایجاد سهام برای مقابله با مشکلات می تواند محتاطانه باشد، نه کاهش آنها.
عوامل بلندمدت، مانند رویدادهای آب و هوایی شدید، می‌تواند باعث شود که کسب‌وکارها به فکر نگهداری موجودی بیشتر باشند.
کارکرد در حجم‌های پایین‌تر نیز برای پاسخگویی به افزایش ناگهانی تقاضا، مانند تقاضا برای ضدعفونی‌کننده دست یا PPE در طول کووید، ذخیره‌ای باقی نمی‌گذارد. یا با چیزی که در حین تولید اشتباه پیش می رود مقابله کنید.
این مشکل کسب و کارها را مجبور می کند تا کنترل کیفیت را در هر مرحله تولید تقویت کنند. سپس آنها به جای اینکه بعداً متوجه شوند که یک دسته بزرگ معیوب بوده است، فقط موارد صحیح را ارسال می کنند.
خرید اندازه‌های کوچکتر می‌تواند برای هر واحد گران‌تر باشد، و طراحی مجدد فرآیندهای شما برای تطبیق قطعات کوچکتر می‌تواند گران و زمان‌بر باشد. اما مارک می‌گوید چنین تعمیرات اساسی اغلب در درازمدت ارزش آن را دارد، شاید حتی مزایای چشمگیری را که انتظارش را نداشتید نشان دهد.
یک مثال عالی زمانی است که استارباکس شروع به آسیاب قهوه در دسته‌های کوچکتر و پرتکرار کرد، که با پخش عطر دانه‌های آسیاب شده در فروشگاه‌ها، تجربه مشتری را بهبود بخشید.
خطرات اجرای JIT چیست؟
یکی از ریسک ها عملکرد ضعیف است که اگر مشتریان کالا را به موقع دریافت نکنند، می تواند منجر به مشکلات خدمات و اعتبار شود.
مارک می‌گوید: «من شرکت‌هایی را دیده‌ام که فکر می‌کنند JIT فقط در مورد کاهش سطح موجودی است، خیلی زیاده‌روی می‌کنند و سایر روش‌های لازم را برای اطمینان از کارکرد آن اتخاذ نمی‌کنند. آنها در نهایت با یک سیستم “خیلی دیر” مواجه می شوند – منتظر می مانند تا یک جزء واحدها را جمع آوری کند، یا آن را در مناطقی که به دلیل نحوه عملکرد آنها واقعاً به یک بافر نیاز است، اعمال کنند.”
خطر دیگر این است که تیم‌های دیگر را در پیاده‌سازی دخالت نمی‌دهند تا متوجه نشوند که چگونه کار می‌کند. به عنوان مثال، اگر تیم مالی اهداف تولیدی را تعیین کند که برای JIT بیش از حد انعطاف ناپذیر باشد، این می تواند منجر به مشکلات شود.
عدم نظارت دقیق بر حرکات سهام می تواند یک اشتباه باشد، به خصوص در یک سیستم پیچیده JIT. مارک می‌گوید: «کسب‌وکارهایی که 100% عملیات مبتنی بر JIT دارند، به طور مداوم حرکت حمل‌ونقل به سایت‌های خود را دنبال می‌کنند. تاخیر می تواند برنامه های تولید را ویران کند.
چالش دیگر این است که JIT ممکن است منجر به بیکار شدن برخی از افراد یا نیاز به آموزش مجدد شود.
روش‌های JIT در شرایط باثبات، زمانی که تقاضا قابل پیش‌بینی‌تر باشد، به خوبی کار می‌کنند، اما برخی از آنها اخیراً با افزایش عدم اطمینان کسب‌وکار، دوام کمتری دارند.
Omerah می‌گوید: «این همه‌گیری زنگ خطری برای زنجیره‌های تامین خودرو بود، زیرا نشان داد که اگر زنجیره شما خیلی ضعیف باشد، ممکن است شکست بخورد. JIT هنوز هم می تواند سودآور باشد، اما باید متفاوت از آنچه بود مدیریت شود. ایجاد نقاط شکست [that allow production steps to work autonomously] برای موفقیت لازم است زیرا به شما امکان می دهد با حوادث غیرمنتظره مقابله کنید. اگر یک جزء کلیدی در مکان مناسب یا در زمان مناسب وارد نشود، از خرابی سیستم جلوگیری می کند.”
سوالات متداول در مورد Just In Time
آیا روی تمام قطعات و محصولات ما کار می کند؟
اجباری نیست. اما وقتی به آن عادت کردید، ممکن است تعجب کنید که چقدر می‌توانید آن را اعمال کنید – حتی برای شرکت‌هایی با حجم کم یا ترکیبی از محصولات سفارشی.
چه ابزاری نیاز داریم؟
کنترل بصری (شاخص‌هایی که پیشرفت را ثبت می‌کنند) و جیدوکا (اتوماسیون با هوش انسانی) اغلب همراه با JIT اجرا می‌شوند تا به تیم‌های تولید کنترل بیشتری داده شود و در صورت یافتن نقص، متوقف شوند.
سیستم‌های موجودی Kanban همچنین از پذیرش JIT پشتیبانی می‌کنند – این سیگنال‌هایی از یک فرآیند به فرآیند دیگر برای کنترل WIP هستند.
چه کسانی باید در اجرا مشارکت داشته باشند؟
مارک می گوید که استقرار باید شامل موارد زیر باشد:
- فروش برای درک تقاضا و نحوه انتقال تغییرات
- تولید و برنامه نویسان برای ارزیابی مسائلی مانند نحوه تولید دسته های کوچکتر و استفاده از کانبان ها
- خرید برای درک اینکه چگونه تامین کنندگان می توانند نیازهای JIT شما را برآورده کنند
- توزیع برای اطمینان از اینکه سیستم های آنها می توانند آن را مدیریت کنند
- مالی، برای مدلسازی تاثیر JIT بر جریان نقدی.
چقدر سریع می توانیم آن را پیاده سازی کنیم؟
مارک می گوید: “من نتایج را 2 تا 4 هفته پس از استقرار دیدم – نه سیستم کامل، بلکه شروع سیستمی که تحت کنترل است و فقط آنچه را که لازم است تولید می کند. ممکن است چندین ماه طول بکشد تا کامل شود.»
نرم افزار مدیریت موجودی از Sage
نرم افزار مدیریت موجودی مبتنی بر ابر ردیابی و مدیریت موجودی شما را آسان تر می کند. این به شما امکان می دهد تا یک سیستم JIT دقیق را کارآمدتر اجرا کنید.
این یک نمای کلی در زمان واقعی از سطوح موجودی در سراسر مکان ها ارائه می دهد و به شما کمک می کند از انباشت بیش از حد و کمبود جلوگیری کنید. این به شما امکان می دهد از فروش از دست رفته به دلیل کمبود یا علامت گذاری اقلام فروخته نشده جلوگیری کنید.
این نرم افزار همچنین به شما امکان می دهد از داده ها و تجزیه و تحلیل ها برای پیش بینی دقیق تقاضا استفاده کنید، که برای موفقیت JIT حیاتی است.
نتیجه‌گیری: مزایای JIT آن را به یک بررسی حیاتی تبدیل می‌کند
روش‌شناسی‌های به‌موقع ممکن است از دهه 1970 وجود داشته باشند، اما پیوسته در حال تکامل هستند. بینش‌ها، شیوه‌ها و فناوری‌های جدید، کار JIT را برای کسب‌وکارتان آسان‌تر از همیشه می‌کنند.
یک محیط تجاری نامطمئن تر ممکن است اجرای JIT را دشوارتر کند، اما همچنین فشار بر مشاغل متوسط را برای بهبود کارایی و انعطاف پذیری افزایش می دهد.
بنابراین اکنون مهمتر از هر زمان دیگری این است که در نظر بگیرید که آیا و چگونه Just In Time می تواند تجارت شما را بهبود بخشد.