ستایش حقوق و دستمزد: گرامیداشت هفته حقوق و دستمزد ملی

متخصصان حقوق و دستمزد قهرمانان گمنام بسیاری از مشاغل هستند. با این حال، آنها نقش مهمی در حصول اطمینان از اینکه شرکت شما با قوانین مالیاتی و کار مطابقت دارد – و اینکه جریان نقدی شما به طور موثر مدیریت می شود، ایفا می کنند. شایان ذکر است که دستمزد کارمندان بین 15 تا 30 درصد از هزینه های اکثر مشاغل را تشکیل می دهد.

تیم حقوق و دستمزد شما همچنین نقش حیاتی در افزایش بهره وری، وفاداری و مشارکت کارکنان شما دارد.

آیا مطمئن هستید که به اندازه کافی به تیم های حقوق و دستمزد خود توجه می کنید و آنها به طور کامل پشتیبانی می شوند تا ارزش بیشتری را به شرکت شما ارائه دهند؟

هفته ملی حقوق و دستمزد 2024، که از 2 تا 6 سپتامبر برگزار خواهد شد، با هدف شناسایی و تجلیل از نقش حیاتی متخصصان حقوق و دستمزد در هر کسب و کاری، به ویژه هنگامی که به اطمینان از دریافت مبلغ مناسب و در زمان مناسب مربوط می شود، می باشد.

هفته ملی حقوق و دستمزد توسط مؤسسه خبره متخصصان حقوق و دستمزد (CIPP)، انجمن حرفه ای انگلستان برای متخصصان حقوق و دستمزد سازماندهی می شود. این سازمان با نزدیک به 10000 عضو و بیش از 15000 متخصص با مدارک مورد تایید CIPP در سراسر بریتانیا، هدف خود را ارتقاء چهره متخصصان حقوق و دستمزد در سازمان ها و اطمینان از ارزش گذاری رهبران کسب و کار برای مهارت ها و مشارکت آنها دارد.

نحوه ایجاد یک تابع حقوق و دستمزد موثر

برای اطمینان از اینکه عملیات حقوق و دستمزد شما موثر است، مهم است که همه در بخش از مسئولیت های خود آگاه باشند و به طور کامل آموزش دیده و پشتیبانی شوند. آیا می دانید، به عنوان مثال، چه کسی به طور خاص مسئول مواردی مانند ورود اطلاعات، محاسبه حقوق و دستمزد، پرداخت اضافه کار و پاداش، الزامات مالیاتی، و مرخصی و مرخصی والدین است؟

از آنجایی که فناوری در حال تکامل است و مقررات پیرامون حقوق، مالیات و سهم بازنشستگی به طور مکرر تغییر می کند، بررسی و به روز رسانی نقش ها، مسئولیت ها و شرح وظایف مهم است.

همچنین باید اطمینان حاصل کنید که تیم های حقوق و دستمزد شما آموزش منظم و توسعه حرفه ای را دریافت می کنند. باز هم، CIPP می‌تواند در اینجا با منابع توسعه حرفه‌ای مستمر (CPD) کمک کند تا تیم‌های حقوق و دستمزد شما دائماً مهارت‌ها و تکنیک‌های جدیدی را برای رشد اعتماد به نفس و شایستگی یاد بگیرند.

یکی از اشتباهات بسیاری از کارفرمایان این است که وظایف حقوق و دستمزد خود را جدا می کنند. با این حال، حقوق و دستمزد بر بسیاری از جنبه های مختلف کسب و کار و زندگی کاری کارکنان شما تأثیر می گذارد. این بدان معنی است که شما باید یک رویکرد استراتژیک و کل نگر داشته باشید.

یکی از راه‌های انجام این کار، ادغام آن در عملکرد منابع انسانی است. همگام سازی دو سیستم و پایگاه داده آنها می تواند ورود داده های تکراری را حذف کند، زمان، تلاش و احتمال خطا را کاهش دهد. اطلاعات شخصی، حضور و غیاب، دستمزد، شیفت کاری، اضافه کاری، حق تعطیلات، ترتیبات بازنشستگی، مزایا و مرخصی والدین همه در یک مکان هستند.

چگونه فناوری می تواند دستمزدها را بهبود بخشد

فیش حقوقی دیجیتال جایگزین برگه های کاغذی سنتی می شود. بر اساس گزارش بررسی آمار 2023 CIPP، 84٪ از پاسخ دهندگان از یک پلت فرم سلف سرویس برای ارائه دسترسی فوری به اطلاعات حقوق و دستمزد به کارمندان استفاده می کنند.

فناوری حقوق و دستمزد دیجیتال می‌تواند تضمین کند که کارکنان شما سریع‌تر، کارآمدتر و دقیق‌تر پرداخت می‌شوند و مالیات دریافت می‌کنند. همچنین زمانی را برای متخصصان حقوق و دستمزد آزاد می کند تا با تیم شما صحبت کنند. یکی از متخصصان حقوق و دستمزد می‌گوید: «سیستم کارهای دستی و تکراری را انجام می‌دهد تا بتوانم با کسی که نگران مرخصی زایمان خود است یا نیاز به مشاوره در مورد حقوق و دستمزد یا ترتیبات بازنشستگی خود دارد صحبت کنم.

فناوری دیجیتال برای نگهداری سوابق ضروری است زیرا یک دنباله کاغذ دقیق و دقیق را ارائه می دهد. حفظ اطلاعات دقیق و به موقع در مورد مؤلفه های دستمزد کارکنان و کسر مالیات به این معنی است که شما مطابقت دارید و برای سؤالات HMRC و حسابرسان آماده هستید.

استفاده از فناوری رایانش ابری، به جای داشتن همه نرم افزارهای “در محل” در دفتر شما، می تواند به کاهش هزینه های فناوری کمک کند و سیستم های شما را انعطاف پذیرتر کند.

این بدان معناست که می‌توانید با رشد کسب‌وکارتان به سرعت و به آسانی مقیاس کنید و به‌طور یکپارچه به آخرین نسخه‌های سیستم‌عامل خود ارتقا دهید.

ابر همچنین کار تیم های حقوق و دستمزد شما را از خانه یا هر جای دیگری که برای آنها مناسب است آسان تر و ایمن تر می کند.

سیج حقوق و دستمزد و حسابداری را برای ما سریع و آسان می کند. این برای ما بسیار مهم است زیرا ما یک تجارت خانوادگی کوچک هستیم و همیشه از چیزی به چیز دیگر عجله داریم. به همین دلیل است که ما به یک ابزار صورتحساب و حقوق و دستمزد سریع و ساده نیاز داریم. حساب‌های Sage همیشه به ما کمک کرده‌اند، اما یادم می‌آید زمانی که از حقوق و دستمزد قدیمی HMRC استفاده می‌کردیم و با تغییر به Sage حقوق و دستمزد، در زمان و تلاش بسیار صرفه‌جویی می‌کردیم، شگفت‌انگیز بود! “

مایکل فایف، گوردونز بادی شاپ با مسئولیت محدود

به طور فزاینده‌ای، از هوش مصنوعی (AI) برای پاسخ به سؤالات حقوقی ساده کارمندان از طریق ربات‌های چت و عوامل مجازی استفاده می‌شود. همچنین می‌تواند ناهنجاری‌ها را برای علامت‌گذاری خطاهای احتمالی و حتی موارد تقلب شناسایی کند.

بر اساس تحقیقات جدید انجمن حقوق و دستمزد جهانی (GPA) یک چهارم کارمندان PAYE حداقل یک بار دستمزد نادرست دریافت کرده اند. نظرسنجی آن از 4248 کارمند بریتانیایی که در حال حاضر از طریق PAYE پرداخت می‌شوند، نشان می‌دهد که وقتی اشتباهاتی رخ می‌دهد، در 78٪ موارد کارمند کمتر دستمزد می‌گیرد، در حالی که تقریباً در یک پنجم (19٪) بیش از حد حقوق دریافت می‌کنند.

مراقب تقلب در حقوق و دستمزد خود باشید. طبق گزارش انجمن جهانی حقوق و دستمزد (GPA)، تقلب در حقوق و دستمزد هر بار که اتفاق می افتد به طور متوسط ​​40000 پوند برای شرکت ها هزینه دارد. دزدی حقوق و دستمزد تحت معدل نیز “اختلاس دارایی” در نظر گرفته می شود. در عین حال، تنها کمتر از یک مورد از هر 10 مورد (9٪) سوء استفاده از دارایی ها را شامل می شود، هیچ نوع دیگری از سوء استفاده از دارایی ها برای مدت طولانی تری شناسایی نمی شود، به طوری که هر کلاهبرداری به طور متوسط ​​18 ماه قبل از شناسایی طول می کشد.

از لیست حقوق و دستمزد خود برای برقراری ارتباط با تیم های خود استفاده کنید

بررسی آمار CIPP فیش حقوقی همچنین نشان داد که 3-4 نفر از پاسخ دهندگان از فیش های حقوقی برای برقراری ارتباط پیام هایی به جز مسائلی مانند حقوق و مالیات کارکنان استفاده نمی کنند.

دادن اطلاعات بیشتر به تیم‌هایتان در مورد دستمزدشان، این پتانسیل را دارد که به بسیاری از سوالاتی که ممکن است مجبور باشند از کارکنان حقوق و دستمزد شما بپرسند، پاسخ دهد. همچنین می تواند به آنها کمک کند تا تصمیمات آگاهانه تری بگیرند. آنها در موقعیت بهتری برای شروع به فکر حقوق بازنشستگی، مرخصی والدین، قربانی کردن حقوق و سایر جنبه های غرامت خود خواهند بود.

این نظرسنجی همچنین نشان داد که نیمی از افرادی که از آنها خواسته شده بود فاقد ابزارهایی برای کمک به کارکنان خود برای درک بهتر حقوق خود باشند. فقط حدود یک چهارم (26٪) یک پورتال سلف سرویس دارند تا به متخصصان حقوق و دستمزد خود اجازه دهند با کارمندان ارتباط برقرار کنند.

با استفاده از فناوری، ارتباطات حقوق و دستمزد می تواند کارکنان شما را در مورد مسائل مالیاتی، کسورات، سهم بازنشستگی، قربانیان حقوق و سایر مسائل مطلع کند. داشبوردها می توانند همه این عناصر پرداخت و مالیات را به گونه ای ارائه کنند که بلافاصله و به راحتی در دسترس کارکنان شما باشد.

مهمتر از همه، ارتباطات حقوق و دستمزد شما باید منظم، مرتبط و محترمانه باشد و باید دو طرفه باشد.

Sage به ما کمک کرده است مطمئن شویم که حقوق و دستمزد ما کاملاً مطابق با HMRC است و به ما آرامش می دهد که به طور قانونی، کارآمد و دقیق به کارمندان پرداخت می کنیم. علاوه بر این، کارمندان ما برنامه مزایای کارکنان را دوست داشتند، که ماهانه به رسمیت شناخته می‌شوند و مبالغ اضافی برای خرج کردن در کارت‌های هدیه تخفیف‌خورده انتخابی خود دریافت می‌کنند. این به بهبود انگیزه و روحیه نیروی کار کمک کرد.»

جک تیلور، کارگردان، JT Design Brighton

اطمینان از مطابقت حقوق و دستمزد شما

برای جلوگیری از خطر جریمه ها و هزینه ها و ناراحتی های حذف و اصلاح خطاها، باید مطمئن شوید که لیست حقوق و دستمزد شما کاملاً مطابقت دارد. این تمرین یک بار علامت چک نیست. قوانین حقوق و دستمزد به طور مرتب تغییر می کند و بسیار مهم است که شما از هر تغییری به روز باشید.

بدهی مالیاتی و حقوق بیماری قانونی (SSP)، و همچنین حقوق کارمندان مانند حقوق تعطیلات و کمک هزینه مرخصی والدین، در معرض تغییر هستند و این تغییرات بر نحوه، زمان و میزان پرداخت شما به کارکنان تأثیر می‌گذارد.

نظرات نهایی در مورد حقوق

برای بسیاری از شرکت ها، حقوق و دستمزد یک عملکرد مهم، اما اساساً اساسی و ساده را انجام می دهد. با این حال، با سرمایه گذاری در فناوری جدید و آموزش کارکنان و داشتن یک دیدگاه استراتژیک و کل نگر، این بخش اغلب نادیده گرفته می شود که ارزش بسیار بیشتری به کسب و کار شما اضافه کند.

بهترین راه برای شروع این سفر هیجان انگیز این است که در هفته حقوق و دستمزد ملی امسال شرکت کنید و سهمی را که متخصصان حقوق و دستمزد به اقتصاد بریتانیا می کنند جشن بگیرید.

حقوق و دستمزد سیج هر ماه زندگی را آسان‌تر می‌کند، با ارسال مستقیم آنچه به HMRC بدهکاریم و آگاه کردن کارکنان از دستمزد، فیش‌های حقوقی ایمیلی و واردات آسان داده‌های حقوق و دستمزد به بانک ما، به HMRC می‌فرستد تا همه به موقع حقوق دریافت کنند. ما بیشتر روی کار با مشتریان متمرکز هستیم در حالی که می دانیم نیازهای مالی ما در پس زمینه در نظر گرفته می شود. برای من شخصاً لیست حقوق و دستمزد کلیدی است، این به من اطمینان می دهد که تاریخ ارسال شده به HMRC صحیح است، کارمندان می دانند که چه چیزی دریافت می کنند و همه چیز به صورت الکترونیکی انجام می شود تا هیچ کس از دست ندهد.

فیلیپ می، مدیر مالی، FLETCHERS HARDWARE LTD