یک چالش بزرگ برای بسیاری از حسابداران، مشتریانی هستند که از دفتر کل دیجیتال استفاده نمی کنند، و آنها را با انجام کار وقت گیر برای وارد کردن دستی و تطبیق داده های مالی خط به خط به آنها واگذار می کند.
بسیاری از مشتریان هنوز به این سرویس «آن را برای من انجام بده» نیاز دارند، اما خوشبختانه تعداد زیادی روش برای کارآمدتر کار کردن با آنها وجود دارد، از جمله راه‌حل‌های نرم‌افزاری جدید که فرآیند آماده‌سازی حساب را آسان‌تر می‌کنند.
این کارایی می تواند به شما در صرفه جویی قابل توجه در زمان، کاهش خطاها و ارائه خدمات با ارزش افزوده بیشتر کمک کند.
چه تعداد از مشتریان از دفتر کل استفاده نمی کنند؟
اکثر حسابداران با مشکل غربال کردن انبوه کاغذ یا صورتحساب های بانکی دانلود شده، صورتحساب ها و رسیدهای مشتریان غیر دفتردار آشنا هستند.
در یک بررسی کوتاه برای این مقاله، تنها یک شرکت گفت که با چنین مشتریانی کار نمی کند. برای بقیه، مشاغل بدون دفتر کل هنوز 10٪ تا 35٪ از پایگاه مشتری را تشکیل می دهند.
آنها معمولاً تاجران انحصاری یا مشاغل اولیه در صنایعی مانند اجاره املاک، دندانپزشکی و تجارت هستند. آنها به هزینه حساس هستند و تراکنش های کمتری دارند و بنابراین نیاز کمتری به نرم افزار حسابداری دارند.
اما بسیاری از حسابداران عاشق کار با چنین مشتریانی هستند و نمی خواهند دست از کار بکشند – آنها فقط به راه های کارآمدتری برای خدمت به آنها نیاز دارند.
اثرات دیجیتالی شدن مالیات ها
از آوریل 2026، خوداشتغال‌ها و کارفرمایان با درآمد بیش از 50000 پوند ملزم به حفظ سوابق دیجیتالی مطابق با مالیات دیجیتال (MTD) برای خود ارزیابی مالیات بر درآمد (ITSA) خواهند بود.
اما حتی زمانی که آنها راه حلی برای ثبت سوابق دیجیتال دارند، برخی از کسب و کارها هنوز از آن استفاده نمی کنند زیرا زمان یا دانش ندارند، یا همچنان ترجیح می دهند که شما سوابق را برای آنها جمع آوری، تطبیق و تجزیه و تحلیل کنید.
بنابراین این مشکل احتمالاً پس از سال 2026 ادامه خواهد داشت و بسیار مهم است که ما همچنان به دنبال راه‌هایی برای پردازش سریع‌تر و دقیق‌تر داده‌های مشتری «این کار را برای من» انجام دهیم.
دیوید بور، مدیر شرکت Carroll Accountants، می‌گوید: «خدمت به مشتریان بدون دفتر کل زمان بیشتری می‌برد، زیرا باید کتاب‌های نقدی دستی و مانده‌های آزمایشی پیشرفته ایجاد کنیم. ما باید هزینه های خود را برای این مشاغل افزایش دهیم.»
الکس مانلی، مدیر خدمات تجاری در آلبرت گودمن (AG)، اضافه می کند که استفاده از سوابق دستی به دلیل نیاز به تجزیه و تحلیل آنها قبل از اجرای حساب ها یا نرم افزارهای مالیاتی، کار بیشتری ایجاد می کند.
او می‌گوید: «اغلب اشتباهاتی در ورودی‌های دستی وجود دارد و ما باید برای تطبیق حساب‌ها و شناسایی تفاوت‌ها وقت بگذاریم. “این زمان اضافه شده به این معنی است که کارمزد ما به طور کلی بیشتر از زمانی است که آنها از نرم افزار حسابداری استفاده می کردند.”
تعقیب اطلاعات از دست رفته “مانند باز کردن عروسک های روسی”
بانی لامبا، تجزیه و تحلیل داده ها و مدیر فنی در موسسه حسابداران خبره در انگلستان و ولز (ICAEW)، می گوید یکی از دلایلی که برخی از مشتریان تمایلی به استفاده از دفتر کل مبتنی بر ابر ندارند، تصورات نادرست در مورد نحوه عملکرد فناوری ابر است – به عنوان مثال در مورد ذخیره سازی داده ها. ، حریم خصوصی و امنیت.
بانی اضافه می‌کند که برخی نیز معتقدند پذیرش ناکارآمد و زمان‌بر خواهد بود، اما نمی‌دانند که صرفه‌جویی در زمان و کارآیی بیشتر از آن است.
بن استیکا، مدیر عامل Your Commerce Accountant، می‌گوید که مشتریان بدون دفتر کل او اکثراً مشتریان اولیه هستند که به دنبال صرفه‌جویی در هزینه‌های نرم‌افزاری هستند. او می‌گوید: «این مشتریان اغلب پردازش اطلاعات را تا پایان سال ترک می‌کنند، که نظارت بر گردش مالی آنها و ارائه توصیه‌های پیشگیرانه را برای ما دشوار می‌کند.
بن می افزاید: «به عنوان مثال، اگر آنها به آستانه مالیات بر ارزش افزوده نزدیک باشند، ممکن است نتوانیم به آنها در مورد نیاز به ثبت نام و مشاوره در مورد قیمت گذاری به موقع هشدار دهیم. یا اگر آنها ضرر می کنند – به دلیل قیمت گذاری یا اشتباهات هزینه – ممکن است دوباره تا پایان سال متوجه نشوند.
این همچنین به این معنی است که شما به احتمال زیاد داده های ناقص دارید و می تواند مانند یک عروسک روسی باشد که سعی می کند در حساب ها جستجو کند تا اطلاعات مناسب را پیدا کند و بفهمد کدام پول به کجا منتقل شده است.
این مشکل زمانی تشدید می شود که مشتریان چندین حساب بانکی مانند حساب های ارزی، حساب های پس انداز و کارت های اعتباری داشته باشند.
بن تلاش می‌کند تا با اطمینان از ارسال اطلاعات صحیح به تیمش در طول سال، از جمله تمام حساب‌های قبلی، صورت‌حساب‌های بانکی و هرگونه تراکنش، کارایی را با این مشتریان افزایش دهد. او توصیه می کند در مورد اطلاعاتی که نیاز دارید و در چه قالبی دقیق و مشخص باشید.
یوگش داناک، مدیر ارشد مشاوره فنی در انجمن حسابداران خبره (ACCA) انگلستان، با این موضوع موافق است و می‌افزاید: «ارتباطات بزرگترین دارایی در اینجا است – آموزش و برقراری ارتباط با مشتریان در مورد نحوه نگهداری بهترین و دقیق‌ترین سوابق مالی که به نفع آن خواهد بود. هر دوی شما.»
گراهام کانتلی، شریک راب فرگوسن، راه حل دیگری دارد – در صورت لزوم، او الگوهایی را برای مشتریان بدون دفترچه حساب فراهم می کند تا آنها را تکمیل کنند و در آن آنها خودشان بتوانند تحلیل های لازم را انجام دهند.
مزایای نرم افزار ابری
بسیاری از حسابداران سعی می کنند با متقاعد کردن مشتریان غیر دفتر کل به اتخاذ یک سیستم نرم افزار حسابداری کامل با حساب های بانکی مرتبط، مشکلات مربوط به داده های پرخطا و پراکنده را حل کنند.
بن می‌گوید این به صرفه‌جویی در زمان درخواست اطلاعات کمک می‌کند و به شرکت او اجازه می‌دهد تا حساب‌های مشتریان را به‌طور کلی نگاه کند، هر مشکلی را شناسایی کند یا مشاوره ارائه دهد.
او می‌گوید: «نرم‌افزار حسابداری با کانال‌های بانکی مشکل اطلاعات احتمالی ناقص را نیز حل می‌کند، زیرا مشتریان سوابق کاملی را در طول سال حفظ نکرده‌اند.
آلبرت گودمن همچنین مشتریان را تشویق می‌کند تا یک راه‌حل حسابداری مبتنی بر ابر را در نظر بگیرند و مزایای دیدن نحوه عملکرد کسب‌وکار، ماندن در امور مالی و پرداخت هزینه‌های حسابداری کاهش یافته را توضیح دهد، حتی زمانی که اشتراک نرم‌افزار در نظر گرفته می‌شود.
الکس می‌گوید: «راه‌حل‌های نرم‌افزاری پیچیده همچنین می‌توانند ورودی داده‌ها را بررسی و اعتبارسنجی کنند، که امکان دقت بیشتر را فراهم می‌کند. این افزایش دقت، قابلیت اطمینان صورت‌های مالی را بهبود می‌بخشد و انطباق با مقررات را بهبود می‌بخشد و خطر اشتباهات و حسابرسی‌های پرهزینه را کاهش می‌دهد.»
راه حل های OCR و تهیه صورتحساب
اما مهم نیست که چه کاری انجام می دهید، برخی از مشتریان همچنان در برابر نرم افزار حسابداری کامل مقاومت می کنند.
برای این موارد، راب فرگوسن از نرم افزار تشخیص کاراکتر نوری (OCR) از AutoEntry استفاده می کند. این داده‌ها را از صورت‌حساب‌ها، رسیدها و صورت‌حساب‌های بانکی اسکن و ضبط می‌کند و آنها را به یک فایل CSV یا Excel تبدیل می‌کند. گراهام می گوید که این نرم افزار کارایی را تا حد زیادی بهبود بخشیده است.
راه حل های خودکار کتاب نقدی مانند AccountsPrep، یک افزونه AutoEntry، این فناوری را بیشتر تقویت می کند.
AccountsPrep برای مشتریان ساده «آن را برای من انجام بده» عالی است. این به شما امکان می دهد حساب های سالانه معوقه را تهیه کنید، در زمان ورود دستی صرفه جویی کنید و آماده سازی مبتنی بر اکسل را جایگزین کنید.
پس از آپلود صورت‌حساب‌های بانکی در AutoEntry، داده‌ها را به AccountsPrep وارد می‌کنید که در آنجا بررسی، به‌روزرسانی و به سرعت در نمودار حساب‌ها کدگذاری می‌شوند. موجودی آزمایشی ایجاد شده را می توان به راه حل نهایی حساب های انتخابی شما وارد کرد.
اشتراک AutoEntry شامل تعداد نامحدودی از شرکت‌های مشتری است که بسیار مهم است زیرا حسابداران راه‌حل‌های دیگری را پیدا کرده‌اند که به ازای هر کاربر هزینه دریافت می‌کنند که مقرون به صرفه نیستند.
مزایای بیشتر راه حل های آماده سازی حساب
آلبرت گودمن از راه حل های آماده سازی حساب مبتنی بر ابر برای کمک به کاهش تلاش دستی، افزایش دقت و اجازه دادن به داده ها به طور مستقیم به مجموعه حساب استفاده کرده است.
همچنین قوانینی را مجاز می‌کند که تراکنش‌های دسته‌ای را بر اساس یک گیرنده تطبیق می‌دهند – برای مثال، تمام هزینه‌های BT به «تلفن» اختصاص می‌یابد. الکس می‌گوید که این نیاز به تنظیمات اولیه دارد، اما در آینده باعث صرفه‌جویی در زمان خواهد شد.
با استفاده از نرم افزار آماده سازی حساب مبتنی بر ابر نیز:
- با کاهش جنبه های خاص سوابق مشتری، ثبات را افزایش می دهد.
- اعضای تیم را آزاد می کند تا کار مشاوره تجاری ارزشمندی را با هزینه های موجود انجام دهند.
- به AG اجازه دسترسی فوری به داده ها برای کمک به حل هر گونه مشکل را می دهد.
صرفه جویی در زمان می تواند بسیار زیاد باشد. برای مثال، AccountsPrep می‌تواند یک روز کاری کامل را برای مشتریانی که برای من انجام می‌دهند به ۶۰ دقیقه کاهش دهد. این باعث می شود که هزینه های کوچک اشتراک ارزش آن را داشته باشد و به شما امکان می دهد هزینه های رقابتی را با این مشتریان حفظ کنید.
جو گیبسون، شریک خدمات تجاری و رئیس تیم دیجیتال اختصاصی هرست، می‌گوید یکی دیگر از مزایای آن داشتن یک مسیر حسابرسی مناسب از تراکنش‌های تجاری در صورت ممیزی HMRC یا دقت لازم برای جمع‌آوری سرمایه یا فروش یک کسب‌وکار است.
ثبت و سازماندهی موثر سوابق در حال حاضر می تواند تفاوت بزرگی در آینده ایجاد کند، بنابراین فقط به نیازهای فعلی مشتری خود فکر نکنید، بلکه به این فکر کنید که آنها چگونه می خواهند پیشرفت کنند.
با ترکیب همه این مزایا، راه حل های تهیه صورتحساب می تواند ارزش کلی خدمات شما را به میزان قابل توجهی افزایش دهد و روابط و اعتماد مشتری را تقویت کند.
افکار نهایی – فضایی برای پیشرفت
علیرغم ظهور Making Tax Digital، رویکرد “آن را برای من” برای بسیاری از مشتریان ادامه خواهد داد و این گروه از راه حل هایی که می تواند به پردازش داده ها با سرعت و دقت بیشتر کمک کند، سود زیادی خواهد برد.
همانطور که دیدیم، راه‌های زیادی وجود دارد که می‌توانید برای افزایش کارایی با این مشتریان کار کنید، و راه‌حل‌های آماده‌سازی حساب ابری با قیمت‌های منصفانه می‌تواند نقش کلیدی در شادی و آرامش شما و مشتری‌تان داشته باشد.