فکر می کنید ممکن است زمان تغییر نرم افزار حقوق و دستمزد رسیده باشد؟ با ایده مهاجرت به حقوق و دستمزد خود ناامید نشوید. احتمالاً آنقدرها هم که فکر می کنید پیچیده نیست.
حقوق و دستمزد بخش بسیار مهمی از مدیریت کسب و کار شما است. افراد شما روی شما حساب می کنند تا حقوق و دستمزد را به درستی دریافت کنید و آن را به موقع تحویل دهید. داشتن نرم افزار مناسب می تواند این بخش مهم ماه را کمی آسان تر کند.
اما تصمیم به تغییر ارائه دهنده نرم افزار حقوق و دستمزد خود و تغییر در واقع دو چیز متفاوت است.
وقتی با یک کار حیاتی و مداوم سر و کار دارید مانند اطمینان از اینکه افراد به موقع حقوق دریافت می کنند، پیدا کردن یک ارائه دهنده جدید و انتخاب زمان مناسب برای به حداقل رساندن اختلال می تواند کاری نامطمئن به نظر برسد – کاری که ادامه راه بسیار آسان است.
اما تغییر ارائه دهنده حقوق و دستمزد شما نباید دشوار باشد. در این مقاله، نکاتی را در مورد چگونگی انتقال خود به نرم افزار جدید حقوق و دستمزد (و بهره مندی از تمام مزایای مهاجرت به یک راه حل هوشمندتر) تا حد امکان به اشتراک می گذاریم.
چرا نرم افزار حقوق و دستمزد را تغییر دهید؟
قبل از اینکه به چگونه بپردازیم، اجازه دهید نگاهی گذرا به چرایی آن بیاندازیم. چرا ممکن است کسب و کار شما در وهله اول نیاز به ارتقاء نرم افزار حقوق و دستمزد خود داشته باشد؟
ویژگی های منسوخ شده
نرم افزار حقوق و دستمزد در چند سال گذشته راه طولانی را پیموده است. بسیاری از راه‌حل‌های مدرن دارای ویژگی‌های هوشمندی هستند که مدیریت مالی مانند ارسال حقوق بازنشستگی، P60s و فیش‌های حقوق را بسیار آسان‌تر می‌کنند – یا حتی می‌توانند آنها را کاملاً خودکار کنند و در وقت شما صرفه‌جویی کنند و خطاها را کاهش دهند.
برخی از پلتفرم‌ها دارای عملکرد داخلی منابع انسانی هستند تا از دقیق بودن حقوق و دستمزد شما کمک کنند، مانند ردیابی مرخصی، جدول زمانی و مدیریت هزینه.
نرم‌افزار حقوق و دستمزد قدیمی‌تر ممکن است این ویژگی‌های راحت را ارائه ندهد، اما مهم‌تر از آن، ممکن است با تغییر قوانین مالیاتی، مقررات یا الزامات گزارش‌دهی به‌روز نباشد، که می‌تواند منجر به جریمه‌ها و جریمه‌های قابل توجهی شود.
شاید نرم افزار حقوق و دستمزد فعلی شما نیز به خوبی با سایر ابزارهای کسب و کار، مانند سیستم های منابع انسانی، نرم افزار ردیابی زمان، یا راه حل های حسابداری ادغام نمی شود و به اشتراک گذاری داده ها بین سیستم ها و دریافت تصویری دقیق از کسب و کار شما را دشوار می کند.
اگر به دنبال روشی هوشمندتر و یکپارچه تر برای مدیریت حقوق و دستمزد هستید، ممکن است زمان تغییر فرا رسیده باشد.
مقیاس پذیری محدود
همه کسب‌وکارها می‌خواهند رشد کنند، اما اگر از نرم‌افزار حقوق و دستمزد استفاده می‌کنید که قدیمی است یا برای مقیاس‌بندی با شما طراحی نشده است، ممکن است با گسترش کسب‌وکارتان برای مدیریت حجم کاری افزایش یافته یا پایگاه کارکنان بزرگتر تلاش کنید.
اگر کسب و کار شما در چندین کشور فعالیت کند، این می تواند به یک مشکل بزرگتر تبدیل شود. اگر نرم افزار فعلی شما از مقررات و ارزهای متعدد حقوق و دستمزد پشتیبانی نمی کند، مدیریت حقوق و دستمزد جهانی دردسرساز خواهد بود.
تجربه کاربری بد
مدیریت حقوق و دستمزد یک وظیفه اصلی بدون خط پایان است. آخرین چیزی که می خواهید این است که با یک رابط پیچیده یا غیر شهودی مبارزه کنید که پردازش حقوق و دستمزد را کند می کند و جلوگیری از خطاها را سخت تر می کند. اگر نرم افزار شما کار شما را سخت تر می کند، نه آسان تر، پس ممکن است با فروشنده اشتباهی باشید.
هزینه های بالا
با گذشت زمان، هزینه نرم افزار حقوق و دستمزد شما ممکن است افزایش یافته باشد، یا ممکن است متوجه شوید که در یک مدل غیر قابل انعطاف و نامناسب گیر افتاده اید و برای ویژگی هایی که به آن نیاز ندارید، هزینه می پردازید.
همچنین ممکن است در مورد هزینه‌های پنهان یا هزینه‌های اضافی مرتبط با نرم‌افزار خود، مانند هزینه‌های انتقال داده یا هزینه‌های کارمند، اطلاعاتی کسب کرده باشید، که باعث می‌شود این سوال برای شما ایجاد شود که آیا فروشنده فعلی شما ارزش مورد نیاز شما را ارائه می‌دهد یا خیر.
ملاحظات امنیتی
اگر ارائه‌دهنده نرم‌افزار حقوق و دستمزد شما سابقه امنیتی ضعیفی دارد، از مقررات مربوط به حریم خصوصی داده‌ها مانند GDPR پیروی نمی‌کند، یا عملکرد امنیتی که به درستی از داده‌های حساس کارکنان شما محافظت می‌کند، ارائه نمی‌کند، ممکن است به دنبال گزینه‌های ایمن و قابل اعتماد باشید.
طرح های محدود کننده
برخی از ارائه دهندگان نرم افزار حقوق و دستمزد محدودیت ها یا معیارهایی دارند که ممکن است با اندازه یا ساختار شرکت شما مناسب نباشد، مانند حداقل یا حداکثر تعداد کارمندان. می‌خواهید ارائه‌دهنده‌ای را انتخاب کنید که به شما این امکان را می‌دهد تا بر اساس نیازهای کسب‌وکارتان، آن را افزایش یا کاهش دهید.
وقتی به دنبال تغییر ارائه دهندگان حقوق و دستمزد هستید، چه سوالاتی باید بپرسید؟
شما تصمیم گرفته اید که تغییر دهید و در جستجوی نرم افزار جدید حقوق و دستمزد هستید. بنابراین چه چیزی را باید در ارائه دهنده جدید خود جستجو کنید؟
انتخاب نرم افزار مناسب برای نیازهای منحصر به فرد کسب و کار شما به معنای سنجیدن عوامل کلیدی مانند ویژگی های کلیدی، ملاحظات انطباق و بودجه است.
در اینجا چند سوال برای کمک به ارزیابی گزینه های خود وجود دارد.
ویژگی ها و عملکرد
- آیا این نرم افزار تمام ویژگی های مورد نیاز کسب و کار شما مانند ردیابی زمان و حضور و غیاب، مدیریت مزایا و واریز مستقیم را ارائه می دهد؟
- آیا می تواند سناریوهای پیچیده تر حقوق و دستمزد مانند اضافه کاری، کمیسیون و پاداش را مدیریت کند؟
- آیا با سایر سیستم های تجاری مانند منابع انسانی، حسابداری و ردیابی زمان ادغام می شود؟
انطباق
- آیا محاسبات و اظهارنامه های مالیاتی را به طور خودکار پردازش می کند؟
- به‌روزرسانی‌های نرم‌افزار هر چند وقت یک‌بار برای اطمینان از انطباق منتشر می‌شوند؟
مقیاس پذیری
- آیا نرم افزار می تواند برنامه های رشد و توسعه شرکت شما را مدیریت کند؟
- اگر کسب و کار شما چندین دفتر داشته باشد، گزینه های چند مکان را ارائه می دهد؟
- آیا می‌تواند تغییرات در تعداد کارمندان و ساختار پرداخت را بپذیرد؟
امنیت داده ها و حریم خصوصی
- چه تدابیر امنیتی برای محافظت از داده های کارمندان وجود دارد؟
- آیا نرم‌افزار با تمام مقررات حفظ حریم خصوصی داده‌های مربوط به منطقه یا صنعت شما مطابقت دارد؟
- ممیزی های امنیتی چند بار انجام می شود؟
هزینه ها و نگهداری
- ساختار قیمت گذاری، از جمله هزینه های اضافی یا هزینه های پنهان چیست؟
- چه سطحی از پشتیبانی مشتری از جمله زمان پاسخگویی و کانال ها در دسترس است؟
- آیا فروشنده کمک آموزشی و پیاده سازی ارائه می دهد؟
بهترین زمان برای تعویض نرم افزار حقوق و دستمزد چه زمانی است؟
شما می توانید نرم افزار حقوق و دستمزد خود را در هر زمان تغییر دهید. بهترین زمان برای تغییر ارائه دهندگان حقوق و دستمزد کسب و کار شما به عوامل مختلفی بستگی دارد، از جمله میزان داده هایی که باید منتقل شوند و نیازهای ارائه دهنده نرم افزار.
در حالی که می‌توانید با برنامه‌ریزی کمی آینده، اواسط سال را تغییر دهید، این می‌تواند پیچیده‌تر باشد و ممکن است شامل به اشتراک‌گذاری داده‌های سال به روز با ارائه‌دهنده جدید باشد.
به همین دلیل، بسیاری از کسب‌وکارها در زمان‌هایی از سال که یک وقفه طبیعی وجود دارد، انتقال را برای تسهیل انتقال انتخاب می‌کنند. برخی از نرم افزارها، مانند Sage Payroll، تغییر در هر زمان را آسان می کنند.
در آغاز سال جدید. این معمولاً کم پیچیده ترین گزینه ای است که به شما امکان می دهد سال جدید را با ارائه دهنده جدید خود شروع کنید. همچنین از بارگیری داده‌های حقوق و دستمزد خودداری می‌کند، که اگر کارمندان زیادی داشته باشید ممکن است دشوار باشد. (همچنین، سال جدید معمولاً یک دوره آرام برای بسیاری از مشاغل است که به شما زمان و فضای بیشتری برای تنظیم امور می دهد.)
در آغاز سه ماهه جدید. این گزینه که کمی انعطاف‌پذیری بیشتری نسبت به انتظار تا پایان سال به شما می‌دهد، به شما این امکان را می‌دهد که به طور کامل شرکت کنید و در ابتدای سه ماهه شروع به استفاده از ارائه‌دهنده جدید خود کنید.
در آغاز سال مالی جدید. این گزینه به این معنی است که می توانید تغییرات مالیاتی سالانه دولت را بدون نگرانی در مورد وارد کردن اشتباه اطلاعات مالیاتی تاریخی اعمال کنید.
در پایان قرارداد حقوق شما. قبل از تعویض، باید با ارائه دهنده فعلی خود تماس بگیرید، به او اطلاع دهید که قصد لغو آن را دارید و بپرسید چه مراحلی را باید انجام دهید، به خصوص که ممکن است ارائه دهندگان مختلف دوره های اعلان لغو متفاوتی داشته باشند. اگر با ارائه‌دهنده نرم‌افزار حقوق و دستمزد فعلی خود قرارداد یک ساله دارید، ممکن است منطقی باشد که تا پایان قرارداد برای خاتمه دادن به خدمات خود صبر کنید و به راه‌حل جدیدی بروید.
تغییر ارائه دهنده حقوق و دستمزد: چک لیست 5 مرحله ای شما
هنگامی که نرم افزار حقوق و دستمزد جدید خود را انتخاب کردید و تصمیم گرفتید چه زمانی آن را راه اندازی کنید، تنها کاری که باید انجام دهید این است که تغییر دهید – و واقعاً آنقدرها هم که فکر می کنید پیچیده نیست. در اینجا نحوه کمک به اجرای روان آن آمده است:
1. داده های خود را با هم جمع آوری کنید
شما باید داده های حقوق و دستمزد خود را از سیستم قدیمی خود به سیستم جدید منتقل کنید تا تمام اطلاعات مورد نیاز برای به روز نگه داشتن لیست حقوق و دستمزد را در اختیار داشته باشید.
ابتدا، اجرای تمام فرآیندهای موجود در سیستم فعلی خود را به پایان برسانید، انتهای شل را ببندید، و هر گزارشی را که ممکن است به آن نیاز داشته باشید، تهیه کنید. سپس می‌توانید داده‌های مورد نیاز خود را صادر کنید و در صورت آماده شدن، آماده بارگیری در سیستم جدید باشید.
ممکن است همچنان نیاز باشد که برخی از داده ها را به صورت دستی در نرم افزار جدید وارد کنید، اما صادرات داده ها در زمان شما صرفه جویی می کند.
شما به اطلاعاتی مانند نام کارمندان، آدرس، شماره بیمه ملی و جزئیات استخدام، و همچنین سوابق حقوق و دستمزد مانند اطلاعات دستمزد، کسورات، مالیات و مزایا نیاز دارید.
2. انتقال خود را برنامه ریزی کنید
یک جدول زمانی برای انتقال ایجاد کنید، از جمله نقاط عطف کلیدی مانند انتقال داده ها، آموزش و تاریخ های زنده.
این برنامه را به دقت برنامه ریزی کنید تا تأثیر کمتری بر عملیات داشته باشید، قبل از اینکه نیاز به صدور اولین حقوق و دستمزد خود داشته باشید، زمان زیادی برای راه اندازی و آشنایی با نرم افزار جدید در اختیار خود قرار دهید.
اگر تیمی دارید که به شما کمک کند، مسئولیت‌های روشنی را برای هر مرحله از شیفت تعیین کنید تا همه در یک صفحه باشند و بدانند چه کسی مسئول چه چیزی است.
3. نرم افزار خود را راه اندازی کنید
سپس وقت آن است که وارد راه حل ابری خود شوید یا نرم افزار خود را روی دستگاه های شرکت خود نصب کرده و آن را پیکربندی کنید. باید کسب‌وکار خود را راه‌اندازی کنید و تمام جزئیات لازم را وارد کنید تا زمانی که سوابق شما وارد می‌شود آماده باشید.
4. داده های خود را مرتب کرده و وارد کنید
همه نرم‌افزارها داده‌ها را به یک روش پردازش نمی‌کنند، بنابراین قبل از انتقال داده‌هایتان به نرم‌افزار جدید، ارزش آن را دارد که بفهمید آیا قالب‌بندی داده یا الزامات سازگاری وجود دارد یا خیر.
اکنون زمان خوبی برای شروع پردازش داده ها است. جزئیات خود را بررسی کنید و مطمئن شوید که کامل و دقیق هستند تا بتوانید مشکلات احتمالی را در طول مهاجرت به حداقل برسانید.
هنگامی که داده های خود را پاک کردید، برای وارد کردن به سیستم جدید شما آماده می شود و می توانید شروع به تنظیم موجودی اولیه خود کنید.
5. با سیستم جدید خود آشنا شوید
اگر قرار است پیشرو حقوق و دستمزد باشید، کمی وقت بگذارید تا با نرم افزار جدید آشنا شوید. اکثر فروشندگان مستندات و حتی محتوای آموزشی رایگان را برای کمک به شما در سرعت بخشیدن و استفاده حداکثری از ویژگی های نرم افزار ارائه می کنند.
اگر کارمندانی دارید که از نرم‌افزار جدید استفاده می‌کنند، آموزش ارائه دهید یا آنها را با منابعی که برای استفاده راحت از سیستم جدید نیاز دارند متصل کنید.
اکنون آماده پخش زنده هستید. وقتی روز بزرگ فرا رسید، با نرم افزار قدیمی خود خداحافظی کنید و شروع به استفاده از پلتفرم جدید خود کنید.
و اگر به برنامه خود پایبند بوده اید، مدتی زمان خواهید داشت تا شرایط خود را به دست آورید و همه چیز را تنظیم کنید تا بتوانید مستقیماً با کمی اختلال در فعالیت های روزانه خود به کار بپردازید.
افکار نهایی: درد را از حقوق و دستمزد دور کنید
جابجایی به هر نوع نرم افزار جدید می تواند ترسناک باشد، به خصوص زمانی که شامل چیزی به اندازه حقوق و دستمزد برای شرکت و کارمندان آن باشد.
اما با کمی فکر و برنامه ریزی دقیق، می توانید این تغییر تغییر حقوق و دستمزد را در هر زمان ایجاد کنید و در کمترین زمان از فرآیندهای حقوق و دستمزد سریعتر و آسان تر لذت ببرید.