چگونه یک قالب فاکتور Google Docs بسازیم

از


کسب و کار شما منحصر به فرد است و همه چیز در مورد آن باید منعکس کننده آن باشد، از جمله فاکتورهای شما.

Google Docs مجموعه‌ای از قالب‌های فاکتور را ارائه می‌کند که می‌توانید آن‌ها را به صورت رایگان دانلود کرده و مطابق میل خود سفارشی کنید.

اما چه راهی بهتر از ایجاد یک الگوی فاکتور از ابتدا برای جلب منحصر به فرد بودن برند خود و اطمینان از مطابقت فاکتورهای شما از نظر قانونی؟

در این مقاله، توضیح می‌دهیم که چرا قالب‌های فاکتور برای کسب و کار شما خوب هستند و راهنمای گام به گام در مورد اینکه چگونه می‌توانید الگوی فاکتور خود را در Google Docs ایجاد کنید، ارائه می‌کنیم.

چرا ایجاد یک قالب فاکتور برای کسب و کار شما مهم است؟

با قالب‌های رایگان فاکتور موجود، ایجاد یک الگوی فاکتور از ابتدا می‌تواند غیرمعمول به نظر برسد.

اما در اینجا سه ​​دلیل برای ایده خوبی وجود دارد:

1. الگوهای فاکتور در زمان صرفه جویی می کنند

به عنوان یک صاحب کسب و کار کوچک، یکی از بزرگترین مزایای استفاده از قالب فاکتور این است که باعث صرفه جویی در زمان یکی از ارزشمندترین کالاهای شما می شود.

هنگامی که الگوی خود را ایجاد و ذخیره کردید، دفعه بعد که برای مشتری صورتحساب می‌کنید، دیگر مجبور نخواهید بود که چرخ را دوباره اختراع کنید.

شما می توانید به سادگی قالب خود را باز کنید، مشخصات مشتری را پر کنید، آن را با نام مناسب ذخیره کنید و در عرض چند دقیقه مستقیماً برای آنها ارسال کنید.

فاکتورها باید با مقررات HMRC مطابقت داشته باشند.

به عنوان مثال، اگر کسب و کار شما دارای مالیات بر ارزش افزوده است، HMRC از فاکتورهای شما می خواهد که دارای یک شماره شناسایی منحصر به فرد باشد تا آنها را از سایر فاکتورها متمایز کند.

آنها همچنین باید نام کسب و کار، آدرس و اطلاعات تماس شما و همچنین فروشنده را به همراه شماره ثبت مالیات بر ارزش افزوده ذکر کنند.

هنگامی که یک الگوی سازگار با HMRC ایجاد می کنید، اطمینان حاصل می کنید که هر فاکتوری که برای مشتریان خود ارسال می کنید حداقل الزامات قانونی را برآورده می کند.

3. الگوهای فاکتور به کسب و کار شما مشروعیت می بخشد

برداشت های اولیه به خصوص در تجارت مهم هستند.

بیایید تصور کنیم که شما یک طراح گرافیک آزاد هستید که تازه شروع به کار در صحنه محلی کرده اید.

استفاده از یک الگو برای طراحی فاکتور مارک دار با لوگوی استودیوی طراحی، اطلاعات تماس و تفکیک جامع خدمات شما تا حدودی به مشروعیت بخشیدن به کسب و کار شما در چشم مشتریان تازه کار کمک می کند.

این کسب و کار شما را به صورت حرفه ای نشان می دهد و در نهایت اعتماد به مشتریان شما را القا می کند.

نحوه ایجاد یک قالب فاکتور در Google Docs

پس از فروش مزایای الگوهای صورتحساب برای کسب و کارتان، این 6 مرحله را برای ایجاد اولین الگوی فاکتور خود در Google Docs دنبال کنید.

1. وارد اکانت جیمیل خود شوید

دسترسی به Google Docs رایگان است.

فقط با استفاده از آدرس ایمیل و رمز عبور خود وارد حساب کاربری گوگل (Gmail) خود شوید.

اگر حساب جیمیل ندارید، می توانید به سرعت و به راحتی در اینجا ثبت نام کنید.

2. الگوی فاکتور خود را تنظیم کنید

ابتدا بر روی آن کلیک کنید سند خالی در گوشه سمت چپ بالا (زیر یک سند جدید شروع کنید).

سپس بر روی آن کلیک کنید سند بدون عنوان و نام سند را چیزی شبیه به “[insert name of your business] نمونه فاکتور.”

اکنون زمان آن است که صفحه خود را راه اندازی کنید. رفتن به فایل (در نوار منو)، را انتخاب کنید راه اندازی صفحه و تنظیم کنید اندازه کاغذ.

برای فاکتورها، A4 (8.27 اینچ در 11.69 اینچ) اندازه کاغذ استانداردی است که توسط مشاغل بریتانیایی استفاده می‌شود، اما می‌توانید از هر اندازه‌ای که به بهترین وجه برای کسب‌وکارتان مناسب است استفاده کنید – تا زمانی که به اندازه کافی بزرگ باشد تا تمام اطلاعات ضروری مورد نیاز قانون را پوشش دهد.

3. اطلاعات کسب و کار خود را درج کنید

پس از تکمیل تنظیمات صفحه، اکنون می توانید اطلاعاتی درباره کسب و کار خود اضافه کنید. (این اطلاعات ثابتی است که از یک فاکتور به فاکتور دیگر تغییر نمی کند.)

اگر لوگوی تجاری دارید، با اضافه کردن آن در بالا شروع کنید.

کلیک کنید مکان (در نوار منو)، را انتخاب کنید تصویر و محل قرار گرفتن لوگوی خود را انتخاب کنید. برای مثال، ممکن است آن را در رایانه، Google Drive، Photos یا هر جای دیگری ذخیره کنید.

لوگوی شما آپلود می شود و در قالب درج می شود که در زیر می توانید اطلاعات کسب و کار خود را اضافه کنید، از جمله:

  • اطلاعات وب سایت (در صورت وجود).

خوشبختانه، Google Docs دارای یک ویژگی مفید برای ذخیره خودکار است که نیاز به ذخیره دستی قالب شما را از بین می برد.

4. اطلاعات مشتری خود را درج کنید

برخلاف اطلاعات کسب و کار شما، اطلاعات مشتری پویا است زیرا می تواند از فاکتوری به فاکتور دیگر تغییر کند.

برای قرار دادن اطلاعات مشتری خود، فیلدهای مقدار متغیر مکان را اضافه کنید، از جمله:

این موارد با هر فاکتور تغییر می کند، بنابراین مطمئن شوید که الگوی خود را با مقادیر کانتینر ذخیره کرده اید و نه با اطلاعات مشتری موجود تا از ارسال تصادفی فاکتورهایی که با داده های مشتری پر شده است جلوگیری کنید.

5. یک جدول فاکتور ایجاد کنید

کلیک کنید مکان (در نوار منو)، را انتخاب کنید جدول و تعداد ستون های مورد نیاز خود را برای جا دادن اطلاعات زیر انتخاب کنید:

  • توضیحات: توضیحات محصول یا خدمات شما
  • مقدار: تعداد محصولات یا ساعات خدمات شما
  • قیمت واحد: قیمت هر محصول یا ساعت/روز/هفته خدمات
  • مجموع: قیمت کل برای هر محصول یا خدمات.

به راحتی می توانید ردیف هایی را برای مطابقت با تعداد معمول محصولات یا خدمات خود اضافه کنید.

در زیر جدول فاکتور، ردیف‌هایی را اضافه کنید:

  • مجموع (شامل مالیات بر ارزش افزوده اضافه شده).

مرحله ماقبل آخر فهرست کردن روش‌های پرداختی است که کسب‌وکارتان می‌پذیرد، مانند کارت‌های اعتباری و نقدی، حواله‌های بانکی، پی پال و غیره.

در نهایت، مهم است که شرایط پرداخت خود را بیان کنید، مانند “پرداخت سررسید ظرف 30 روز از تاریخ این فاکتور”.

همه دوست دارند مورد قدردانی قرار گیرند و مشتریان شما نیز از این قاعده مستثنی نیستند.

با توجه به آنچه گفته شد، بهتر است فاکتور خود را با یک یادداشت تشکر ببندید، مانند «از کسب و کارتان متشکرم».

6. الگوی فاکتور خود را کپی کنید

الگوی فاکتور شما تنظیم شده و برای استفاده در آینده آماده است.

هر زمان که می‌خواهید از آن استفاده مجدد کنید، با کلیک کردن روی آن یک کپی از الگو تهیه کنید فایل و انتخاب یک کپی تهیه کنید. (مطمئن شوید که این کار را هر بار انجام می دهید تا الگو را بازنویسی نکنید.)

پس از تهیه یک کپی جدید از الگوی فاکتور، فیلدهای مورد نیاز را ویرایش کنید تا فاکتور اطلاعات مشتری فعلی را منعکس کند و نام آن را بر اساس آن تغییر دهید.

اکنون آزاد هستید که فاکتور خود را از طریق Google Docs برای مشتری خود ارسال کنید (روی آن کلیک کنید فایلانتخاب کنید به اشتراک بگذاریدانتخاب کنید با دیگران به اشتراک بگذاریدسپس آدرس ایمیل مشتری خود را وارد کنید).

از طرف دیگر، می‌توانید فاکتور خود را در Google Drive بارگیری کنید و آن را ایمیل کنید (یا آن را چاپ کنید و پست کنید).

در این صورت کلیک کنید فایلانتخاب کنید دانلود کنید و سند PDF (pdf.)، که معمولاً قالب ترجیحی است زیرا از ویرایش فاکتور شما جلوگیری می کند.

افکار نهایی

هنگامی که عرضه فراوانی از الگوهای فاکتور رایگان برای مشاغل کوچک وجود دارد، ایجاد یک الگوی فاکتور از ابتدا می تواند یک گام به عقب به نظر برسد.

اما کمی تلاش بیشتر برای ایجاد الگوی فاکتور خود از پایه می تواند سود زیادی از نظر افزایش حرفه ای بودن، بهبود نام تجاری کسب و کار شما و اطمینان از انطباق با الزامات قانونی داشته باشد.

به هر حال، ایجاد یک قالب فاکتور در Google Docs بدون شک به شما کمک می کند تا از مشتریان خود پوند کسب کنید، اما یک پنی برای کسب و کار شما هزینه نخواهد داشت.

دیدگاهتان را بنویسید