صورتحساب الکترونیکی قرار است در بریتانیا انجام شود – در اینجا نحوه تهیه آورده شده است

روزهای صورتحساب کاغذی و پی دی اف در حال محو شدن است. صورتحساب الکترونیکی یا صورتحساب الکترونیکی قرار است به سرعت مدیریت بسیاری از معاملات تجاری در بریتانیا را به عهده بگیرد و ایده خوبی است که از هم اکنون آماده سازی شرکت یا دفتر حسابداری خود را شروع کنید.

ممکن است برخی از کسب‌وکارهای بریتانیا در ابتدا نسبت به گسترش سریع صورت‌حساب الکترونیکی احتیاط کنند، اما بسیاری از آنها مانند سایر کشورها از این تغییر استقبال خواهند کرد.

هنگامی که شتاب به دست آورد، این عمل می تواند مزایایی را برای همه شرکت های کوچک و متوسط ​​(SMEs) و حسابداران آنها به ارمغان بیاورد – بسیار فراتر از هزینه نهایی و تلاش برای راه اندازی.

صورتحساب الکترونیکی چیست؟

صورتحساب الکترونیکی برای صورتحساب هایی که به صورت دیجیتالی ذخیره شده یا از طریق ایمیل ارسال می شوند اعمال نمی شود. فاکتور الکترونیکی سندی است که از نرم افزار تخصصی برای ایجاد فایل های داده ساختاریافته استفاده می کند که به نرم افزار گیرنده اجازه می دهد آنها را به طور خودکار بخواند و پردازش کند.

این می‌تواند فرآیند ارسال و دریافت فاکتورها را برای کسب‌وکارها و سازمان‌های دولتی، مانند NHS، به‌طور چشمگیری روان‌تر و کارآمدتر کند.

دولت‌ها همچنین می‌توانند در صورت معرفی مکانیسم گزارش‌دهی مالیاتی همراه با صدور صورت‌حساب الکترونیکی سود ببرند، زیرا این امر می‌تواند به مقامات مالیاتی در افزایش شفافیت، کاهش تقلب و افزایش درآمد کمک کند.

بر اساس گزارش موسسه حسابداران خبره در انگلستان و ولز (ICAEW) صورتحساب الکترونیکی در آمریکای جنوبی شروع شد اما به سرعت در جاهای دیگر مورد توجه قرار گرفت و اکنون بیش از 80 کشور استفاده از آن را اجباری می کنند.

گزارش 2024 Billentis که توسط Sage حمایت می شود، می گوید که اندازه بازار جهانی صورتحساب الکترونیکی تا سال 2028 حدود سه برابر خواهد شد. و سرعت دریافت را با گردباد مقایسه می کند.

مطالعه Sage همچنین نشان می‌دهد که اتخاذ صورت‌حساب الکترونیکی می‌تواند منجر به صرفه‌جویی سالانه قابل توجهی در حدود ۱۳۵۰۰ یورو برای کسب‌وکارهای کوچک با تقریباً نصف کردن زمان صرف شده برای پردازش فاکتورها شود.

هر کسی که در داخل اتحادیه اروپا تجارت می کند می داند که تنظیم کننده ها در آنجا با دستورالعمل صدور صورتحساب الکترونیکی سال 2014 راه را رهبری کرده اند. و استاندارد 2017. اتحادیه اروپا همچنین قصد دارد صورتحساب الکترونیکی برای مالیات بر ارزش افزوده را معرفی کند که شامل بسیاری از معاملات B2B می شود.

برعکس، بریتانیا تاکنون فقط برای برخی از تراکنش‌های بخش عمومی به صورت‌حساب الکترونیکی نیاز داشته است، اگرچه برخی از شرکت‌های بزرگتر و تجار بین‌المللی آن را پذیرفته‌اند.

همه تغییرات انگلستان

دولت جدید حزب کارگر از بریتانیا می خواهد که با تأثیرات بالقوه گسترده بر نحوه رسیدگی سازمان ها به حساب ها و پرداخت های خود، عقب نشینی کند. در ماه سپتامبر، صدراعظم راشل ریوز از مشاوره در مورد چگونگی ارتقای صورتحساب الکترونیکی در مشاغل و خدمات عمومی بریتانیا خبر داد.

دولت گزینه هایی را برای انتقال کامل یا جزئی به صورتحساب الکترونیکی اجباری برای معاملات تجاری در نظر خواهد گرفت.

سازمان ها تنها در صورتی می توانند به مزایای کامل صورتحساب الکترونیکی، مانند کارایی بیشتر و اطلاعات در زمان واقعی، دسترسی داشته باشند. کاترین هاینن، نویسنده محتوای فنی در Tax Assist، می‌گوید این دستور برای اطمینان از استانداردسازی و به حداکثر رساندن بهره‌وری و پس‌انداز کسب‌وکار «کاملاً ضروری» است. او می‌گوید: «ما باید صورت‌حساب الکترونیکی اجباری را به‌عنوان یک پیشرفت مثبت ببینیم که کارایی بیشتر در تجارت را ارتقا می‌دهد.

ما باید صورتحساب الکترونیکی اجباری را به عنوان یک پیشرفت مثبت ببینیم که کارایی بیشتر را در سراسر تجارت تشویق می کند.

کاترین هاینن، نویسنده محتوای فنی در Tax Assist

بودجه پاییز انگلستان تأیید کرده است که مشاوره در مورد صورتحساب الکترونیکی در اوایل سال 2025 منتشر خواهد شد.

بیکر تیلی، ارائه‌دهنده مشاوره می‌گوید: «سپس زمان می‌برد تا دولت الزامات قانونی و فنی را تعریف کند و کسب‌وکارها سیستم‌های جدید صورت‌حساب الکترونیکی را بسازند، آزمایش و اجرا کنند.» بر اساس پذیرش صورتحساب الکترونیکی توسط سایر کشورها، کل این فرآیند احتمالا حداقل 3 سال طول خواهد کشید.

اما برخی دیگر می گویند پیاده سازی باید برای مشاغلی که نرم افزار مالی آنها قبلاً شامل صورتحساب الکترونیکی است بسیار سریعتر و آسان تر باشد.

نحوه کار فاکتور الکترونیکی و مزایای آن

فرآیند صورتحساب الکترونیکی معمولاً با ایجاد فاکتور توسط یک تامین کننده با استفاده از نرم افزار تخصصی برای تولید داده های ساختاریافته آغاز می شود.

آنها این را به سیستم مشتری خود منتقل می کنند، که به طور خودکار داده ها را دریافت و پردازش می کند و آنها را بدون دخالت دستی در سیستم حسابداری مشتری ادغام می کند.

گزارش اتحادیه اروپا 2024 می گوید که اگر به طور گسترده مورد استفاده قرار گیرد، مزایای این فرآیند برای مشاغل عبارتند از:

• کاهش مدیریت
• خطاهای دستی کمتر
• پرداخت سریعتر و جریان نقدی
• امنیت بیشتر به دلیل رمزگذاری داده ها
• کاهش ردپای کربن
• داده های فوری موجود در سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) شما.
• مقیاس پذیری – به SME ها اجازه می دهد بدون سرپرست اضافی رشد کنند
• بهره وری بالاتر – تعداد فاکتورهایی که یک تیم حسابداری می تواند در یک ساعت پردازش کند به طور قابل توجهی افزایش می یابد.

گزارش اتحادیه اروپا تخمین می زند که صرفه جویی فعلی ناشی از صورتحساب خودکار حدود 5.28 یورو به ازای هر فاکتور الکترونیکی صادر شده و 8.4 یورو به ازای هر فاکتور الکترونیکی دریافتی، بر اساس هزینه های نیروی کار 46 یورو در ساعت است.

اما فناوری مربوط به صورتحساب الکترونیکی نیز به سرعت در حال توسعه است و مزایای بیشتری را نوید می دهد.

هوش مصنوعی و بلاک چین انطباق مالیاتی، کشف تقلب و تبادل اطلاعات در زمان واقعی را بهبود می بخشد. نرم افزار مجهز به هوش مصنوعی می تواند به شما کمک کند از داده های فاکتور برای پیش بینی میزان مالیات استفاده کنید. و بهبود نظارت و دقت.

گزارش انتشار گازهای گلخانه ای می تواند با صورتحساب الکترونیکی، محاسبه و افشای اقلام خطی برای بهبود پاسخگویی زیست محیطی دقیق تر شود.

ارتباطات تجاری اضافی را می توان با چارچوب صورتحساب الکترونیکی پشتیبانی کرد، مانند تأیید سفارش و مبادله اظهارات. همچنین می تواند به اعتبارسنجی، همبستگی و تطبیق سفارشات و فاکتورها کمک کند.

صورت‌حساب الکترونیکی همچنین می‌تواند با سایر حوزه‌های حیاتی تجاری مانند مالیات، پرداخت‌ها، فاکتورینگ و مدیریت زنجیره تامین ادغام شود تا به یک راه‌حل جامع‌تر و یکپارچه تبدیل شود.

مزایا برای حسابداران

کاترین می‌گوید که صورت‌حساب الکترونیکی می‌تواند برای حسابداران مفید باشد، زیرا به آنها اجازه می‌دهد:

• شما زودتر از مشتریان اطلاعات دریافت می کنید
• اظهارنامه مالیات بر ارزش افزوده و اظهارنامه مالیاتی را زودتر آماده کنید
• کاهش حجم کاری نزدیک به ضرب الاجل

او می‌گوید: «حسابداران می‌خواهند به مشتریان تخصص ارائه کنند، نه فقط وارد کردن داده‌ها». با کاهش پردازش داده ها، صورتحساب الکترونیکی می تواند به ارتباط مشتری و حسابدار کمک کند تا بر مشاوره و برنامه ریزی تمرکز کند.

با کاهش پردازش داده ها، صورتحساب الکترونیکی می تواند به ارتباط مشتری و حسابدار کمک کند تا بر مشاوره و برنامه ریزی تمرکز کند.

کاترین هاینن، نویسنده محتوای فنی در Tax Assist

او اضافه می‌کند که کسب‌وکارهای کوچک‌تر ممکن است زمان و منابع کمتری برای اجرای صورت‌حساب الکترونیکی داشته باشند، که فرصتی را برای حسابداران ایجاد می‌کند تا در تصمیم‌گیری‌ها و آموزش‌های مربوط به پذیرش کمک کنند.

چالش ها

کسب و کارها ممکن است در هنگام اجرای صورتحساب الکترونیکی با چالش هایی روبرو شوند. احتمالاً بزرگترین مشکل برای کسانی که در سطح بین المللی تجارت می کنند، قابلیت همکاری انتقال و مدیریت است، زیرا قوانین و استانداردهای محلی متفاوت است.

کسب‌وکارهای کوچک نیز به دلیل ماهیت بسته شبکه‌های صورت‌حساب الکترونیکی در میان مشتریان بزرگ‌تر، اغلب با مشکل مواجه هستند. با این حال، می‌توانید با توافق بر روی روش‌ها و پروتکل‌های انتقال رایج بر این مشکل غلبه کنید.

اتحادیه اروپا می گوید دستورالعمل و استاندارد آن سهم قابل توجهی در هماهنگی، قابلیت همکاری و معرفی صورتحساب الکترونیکی داشته است. با توجه به اینکه بسیاری از کشورهای خارج از اتحادیه اروپا نیز مدل آن را اتخاذ می کنند – از جمله استرالیا، ژاپن، نیوزلند و سنگاپور – و سایر کشورها از یک نسخه اقتباس شده استفاده می کنند، استانداردها می توانند برای بهبود عملیات برون مرزی همگرا شوند.

تلاش‌ها برای افزایش هماهنگی ادامه خواهد یافت و بسته مالیات بر ارزش افزوده اتحادیه اروپا در عصر دیجیتال (ViDA) بیشتر به این موضوع خواهد پرداخت.

اتحادیه اروپا می گوید که ارائه دهندگان نرم افزار نیز نقشی را ایفا خواهند کرد، به ویژه در کمک به شرکت های کوچک و متوسط. برای آنها، حیاتی ترین و کارآمدترین راه برای افزایش پذیرش صورتحساب الکترونیکی از طریق ERP و نرم افزار حسابداری است.

صورتحساب الکترونیکی و مالیات

Billentis می گوید که راه حل های مالیاتی به طور فزاینده ای با نرم افزار صورتحساب الکترونیکی ادغام خواهند شد. در ادامه این بیانیه آمده است: «با ادامه دیجیتالی شدن انطباق مالیاتی، مشاغل بیشتر ملزم به ارسال نسخه الکترونیکی پرونده های حسابرسی، صورتحساب ها، یادداشت های اعتباری، یادداشت های بدهکار و داده های رسید پرداخت به مقامات مالیاتی هستند. راه‌حل‌های صورت‌حساب الکترونیکی در استراتژی انطباق مالیاتی برای کسب‌وکارها در هر نوع و اندازه‌ای نقش محوری خواهند داشت.

اگر ارائه‌دهنده نرم‌افزار آنها از قبل امکانات صورت‌حساب الکترونیکی داشته باشد، کسب‌وکارها باید دریابند که یکپارچه‌سازی راه‌حل‌های مالیاتی و صورت‌حساب الکترونیکی نسبتاً آسان است.

نکات اجرایی

مشاغل بریتانیایی که با بخش دولتی کار می کنند ممکن است تجربه ای در زمینه صورتحساب الکترونیکی داشته باشند. اما بسیاری از شرکت ها و حسابداران دیگر این کار را نخواهند کرد.

برای حسابداران، یک نکته اجرایی این است که ابتدا از صورتحساب الکترونیکی در کار خود استفاده کنید تا بتوانید قبل از ارائه آن به مشتریان، نحوه کارکرد آن را ببینید.

کاترین می‌گوید استفاده از نرم‌افزارهای معتبر برای اطمینان از انتقال روان بسیار مهم است. و با تامین کنندگانی کار کنید که از استاندارد جهانی صورتحساب الکترونیکی مورد قبول Peppol استفاده می کنند. این به جریان تراکنش ها در مرزها و با شرکای تجاری بیشتر کمک می کند.

به جای اینکه به صورت جداگانه به صورت‌حساب الکترونیکی نگاه کنید، در نظر بگیرید که چگونه می‌توانید با خودکار کردن کل چرخه سفارش تا پرداخت، از جمله سفارش‌ها، اسناد حمل و نقل، فاکتورها و اعلامیه‌های پرداخت، به صرفه‌جویی بیشتری دست یابید. اتحادیه اروپا تخمین می زند که خودکار کردن این فرآیندها با هم می تواند بین 25 تا 65 یورو در هر چرخه صرفه جویی کند.

شرکت‌های کوچک و متوسط ​​اتحادیه اروپا که مورد بررسی قرار گرفتند همچنین گفتند که در صورت استفاده از آن برای کاربردهای اضافی مانند گزارش مالیات بر ارزش افزوده، اظهارنامه گمرکی، گزارش پایداری و یکپارچه‌سازی تدارکات الکترونیکی و مشاوره ارسال، از مزایای صورت‌حساب الکترونیکی به حداکثر می‌رسانند.

افکار نهایی

اگرچه بیشتر جزئیات در بریتانیا هنوز مورد بحث است، به نظر می رسد افزایش پذیرش صورتحساب الکترونیکی اجتناب ناپذیر است. بنابراین هرچه زودتر کسب و کار یا شرکت حسابداری شما شروع به آماده سازی کند، بهتر است.

تمام تلاش اولیه برای راه اندازی ارزش آن را خواهد داشت. همانطور که کاترین می گوید، “مزایای اتوماسیون، دسترسی به اطلاعات مالی بلادرنگ و خطای انسانی کمتر در ورود داده ها از هر بار اداری اولیه بیشتر خواهد بود.”

بریتانیا ممکن است دیرتر از برخی دیگر به طرف صورتحساب الکترونیکی رسیده باشد. اما این دلیل بیشتری برای پذیرش آن در حال حاضر با در آغوش گرفتن آخرین فناوری در کسب و کار یا حسابداری خود است. مزایای فعلی در حال حاضر قانع کننده است. اما پتانسیل عظیم درازمدت می تواند تحول آفرین باشد.